Permanentinventur

Die Permanentinventur (auch als laufende Inventur bezeichnet) ist eine Inventurmethode, die es Unternehmen ermöglicht, die Bestandsaufnahme über das gesamte Geschäftsjahr hinweg durchzuführen. Sie steht im Gegensatz zur Stichtagsinventur, bei der die Bestandsaufnahme an einem bestimmten Tag, meist am Ende des Geschäftsjahres, erfolgt.

1. Funktionsweise

Bei der Permanentinventur werden die Bestände in einem Warenwirtschaftssystem oder ERP-System fortlaufend gepflegt und aktualisiert. Diese Systeme erfassen alle Zu- und Abgänge von Waren und Materialien in Echtzeit. Dadurch kann der Lagerbestand zu jedem beliebigen Zeitpunkt festgestellt werden.

  • Physische Bestandsaufnahme: Die ständige Pflege der Bestände in den Systemen erspart nicht, einzelne Positionen dennoch physisch überprüft werden müssen. Die laufende Inventur schreibt vor, dass jeder Artikel mindestens einmal im Jahr tatsächlich gezählt und mit den buchhalterischen Beständen abgeglichen wird. Dazu hält eine geeignete WaWi-Software eine automatisierte Inventurvorschlagsliste bereit, die ggf. mit einem MDE-Gerät abgearbeitet werden kann. Zum Beispiel empfiehlt es sich, Inventurvorschläge nach dem Datum der letzten Zählung abzuleiten und so das komplette Lager Regal für Regal im Laufe eines Jahres oder auch des letzten Quartals zu zählen. Ebenso ist der Zeitpunkt, wenn ein SOLL-Bestand gerade null sein sollte, für eine Zählung gut geeignet, weil dann i.d.R. nicht viel gezählt werden muss.
    Üblicherweise wird bei der Permanentinventur zum Jahresende dennoch eine Stichtagsinventur in der Weise erzeugt, dass die IST-Bestände auf die SOLL-Beständen gesetzt werden, um aus dieser Stichtagsinventur den Lagerbestandswert für den Jahresabschluß abzuleiten.
  • Flexibilität: Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Inventurarbeiten über das ganze Jahr zu verteilen. Sie können beispielsweise einzelne Lagerabschnitte, Produktgruppen oder Abteilungen nacheinander inventarisieren, anstatt das gesamte Lager auf einmal zu überprüfen.

2. Voraussetzungen für die laufende Inventur

Um eine laufende Inventur durchzuführen, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

  • Verlässliche und fortlaufende Buchführung: Alle Bestände müssen durch eine präzise und fortlaufende Buchführung nachgewiesen werden können. Dies setzt voraus, dass jede Bewegung von Waren (Zugang oder Abgang) lückenlos dokumentiert wird.
  • Geeignetes Warenwirtschaftssystem: Ein digital unterstütztes System ist fast unverzichtbar, um die vielen Bewegungen von Waren in Echtzeit zu erfassen. Solche Systeme helfen auch, Ungenauigkeiten durch menschliche Fehler zu minimieren. Ebenso müssen die Warenzugänge zum Zeitpunkt des Wareneingangs gebucht werden und nicht erst zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs.
    Weder die Erstellung von Ausgangsrechnungen darf eine Querverbindung zur Bestandsführung im Lagerjournal haben; dazu sind Lieferscheine da. Nur in einem Kassensystem mit Kassenbons darf die Erstellung des Bons mit der Bestandsbewegung verbunden sein, weil die physikalische Warenbewegung beim Verlassen des Kassenbereichs stattfindet.
    Noch darf die Verbuchung von Eingangsrechnungen Bestände verändern; dazu verfügt ein geeignetes Warenwirtschaftssystem über Wareneingangsprotokolle.

3. Vorteile der Permanentinventur

  • Zeitersparnis und Effizienz: Da die Bestandsaufnahmen über das Jahr verteilt erfolgen, fällt die Belastung durch eine einmalige, große Inventur weg. Das spart Zeit und Ressourcen.
  • Reduzierung des Inventurrisikos: Regelmäßige Inventuren helfen, Fehler oder Unstimmigkeiten im Lagerbestand frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Das Risiko von Differenzen am Jahresende wird dadurch minimiert.
  • Flexibilität in der Planung: Unternehmen können den Zeitpunkt der Bestandsaufnahme flexibel an ihre Betriebsabläufe anpassen, z. B. während ruhigerer Phasen, um den normalen Geschäftsbetrieb nicht zu stören.
  • Verbesserte Bestandskontrolle: Eine kontinuierliche Bestandsaufnahme ermöglicht ein genaues Monitoring der Lagerbestände, was zu einer besseren Lagerverwaltung, Kostenoptimierung und geringeren Lagerfehlbeständen führen kann.

4. Nachteile und Herausforderungen der laufenden Inventur

Trotz der Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen:

  • Hoher organisatorischer Aufwand: Die Permanentinventur erfordert eine sehr disziplinierte und gut organisierte Lager- und Buchhaltungspraxis. Fehler oder Versäumnisse bei der Erfassung von Bestandsbewegungen können das System aus dem Gleichgewicht bringen.
    Ehrlicherweise muß man aber sagen, dass kein zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn ein Unternehmen, wie in Deutschland gefordert, GoBD-konform arbeitet.
  • Regelmäßige physische Kontrollen: Regelmäßige physische Bestandskontrollen müssen stattfinden, auch wenn die Bestandsaufnahme über das Jahr verteilt wird. Die Mitarbeiter müssen dafür geschult und die Prozesse entsprechend geplant werden.
  • Erhöhte Abhängigkeit von IT-Systemen: Da die laufende Inventur stark auf IT-Systeme und Softwarelösungen angewiesen ist, kann ein technischer Ausfall zu erheblichen Problemen führen.

5. Unterschiede zur Stichtagsinventur

Im Vergleich zur klassischen Stichtagsinventur, bei der die Bestände an einem festen Termin am Ende des Geschäftsjahres erfasst werden, bietet die laufende Inventur größere Flexibilität, aber auch höhere Anforderungen an die Prozesse:

  • Stichtagsinventur: Hier wird das gesamte Lager an einem festen Tag überprüft, und der Geschäftsbetrieb wird oft für die Inventur unterbrochen.
  • Laufende Inventur: Die Bestände werden kontinuierlich erfasst und können jederzeit eingesehen werden, was zu einer besseren Übersicht und Transparenz führt.

6. Gesetzliche Anforderungen

In Deutschland ist die Permanentinventur gemäß § 241 Absatz 2 HGB (Handelsgesetzbuch) zulässig. Unternehmen, die die laufende Inventur durchführen möchten, müssen jedoch sicherstellen, dass:

  • Jede Position mindestens einmal im Jahr körperlich aufgenommen wird.
  • Die Bestandsaufnahmen müssen so dokumentiert werden, dass sie jederzeit nachprüfbar sind.
  • Die Buchführung fehlerfrei und vollständig ist, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Zusammenfassend bietet die laufende Inventur für viele Unternehmen eine flexible, zeitsparende und effiziente Alternative zur klassischen Inventur, stellt jedoch auch hohe Anforderungen an die organisatorische und buchhalterische Genauigkeit.

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