Systemwechsel

Ein Systemwechsel ereilt manchen ERP-Anweder früher als erwartet. Auch wenn es aus der Sicht des ERP-Anbieters ebenso wie aus der Sicht des Lizenznehmers wünschenswert wäre, zeigt die Realität, dass die Entscheidung für ein bestimmtes ERP-System oft keine Entscheidung für alle Ewigkeit ist.

Deshalb stehen viele Unternehmen nicht nur vor der Aufgabe, überhaupt eine ERP-Software einzuführen, sondern auch von einer bestehenden Software auf eine neue Software zu wechseln.

Der wichtigste Bestandteil dieses Migration genannten Prozesses ist die Datenübernahme. Dabei haben Sie zunächst die Frage zu beantworten, ob nur Stammdaten übernommen werden sollen oder die vollständigen Daten.

Immer wieder erleben wir, dass sich niemand darauf verlassen kann, von seinem ERP-Anbieter nach teils jahrelangen Dienstleistungsbeziehungen auch bei diesem Schritt des “Weggehens” fair behandelt zu werden und Unterstützung zu erfahren.

Deshalb ist es sinnvoll, diese Eventualität von vornherein einzuplanen und auf die erforderlichen Funktionen bereits Wert zu legen, wenn der nächste Systemwechsel noch in weiter Ferne liegt. Den nächsten Systemwechsel bereitet man am besten bei der Auswahl einer neuen ERP-Software vor.

Dennoch befinden sich drei wichtige Anforderung so gut wie nie in den Pflichtenheften bei der Auswahl eines neuen Systems.

1. Stammdaten bei einem Systemwechsel

Es muss möglich sein, die Stammdaten vollständig und korrekt in einem gängigen Format wie Excel, CSV oder XML in externe Dateien zu exportieren. Das ist die Grundlage, um das neue System schnell und unkompliziert mit Stammdaten füttern zu können. Und dabei muss klar sein: Jedes Detail, das man aus dem “Altsystem” nicht exportieren kann, muss im neuen System mit nervenzehrender manueller Eingabe nacherfasst werden.

2. Bewegungsdaten bei einem Systemwechsel

Für einen Systemwechsel ist es weiterhin sinnvoll, wenn von den Bewegungsdaten mindestens Ausgangs- und Eingangsrechnungen, sowie Zahlungsinformationen in einem gängigen Format zu exportieren.
Ansonsten gingen mit einem potentiellen Systemwechsel die Kunden- und Lieferanten-Historie sowie die offenen Posten verloren.

3. Datenbankzugang

Es müssen die Zugangsdaten zum Datenverwaltungssystem dem Lizenznehmer bekannt sein. Bei den sich im Laufe der Zeit ansammelnden Datenbeständen handelt es sich immerhin um das Eigentum des Lizenznehmers. Und Ihre Daten sind von erheblichem Wert.

Die drei Punkte sind wichtig, in Verbindung mit der Entscheidung für ein neues ERP-System zu klären.

In AnSyS.B4C beispielsweise ist der komplette Datenbestand bis zum letzten Byte im XML-Format exportierbar. Die Datenfeldnamen sind “sprechend”. Und feldbeschreibende Informationen in deutscher Sprache zu den einzelnen Datenfeldern sind zusätzlicher Bestandteil des Exports.

Zusätzlich kann bei AnSyS.B4C die Funktion für individuelle Abfragen helfen, wenn einfachere Exporte mit ausgewählten Daten gewünscht sind.

Moderne ERP-Systeme haben Funktionen, um die exportierten Daten des alten Systems einzulesen.
Schauen Sie sich also bei der Entscheidung für eine neue ERP-Software sehr gut die Möglichkeiten des Exports der Stamm- und Bewegungsdaten an.
Sind diese gut und reichhaltig, können Sie bei einem späteren Systemwechsel großen Aufwand sparen. Gute Import-/Exportmöglichkeiten helfen dabei, Implementierungskosten beim Systemwechsel zu sparen.

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