AnSyS GmbH
Rechnungen erstellen
Rechnungen entstehen, indem Sie einen Auftrag oder einen Lieferschein öffnen und mit der Schaltfläche [Rechnung] eine Rechnung erzeugen. Außerdem entstehen Rechnungen durch Anwendung der Systemfunktion „Offene Lieferscheine berechnen“, die ebenfalls aus dem Menü „Vorgänge“ gestartet werden kann und die für die Erstellung von Turnusrechnungen für Kunden mit vereinbarter Rechnungsperiode (siehe Kundenstammdaten) verwendet wird und Ihnen außerdem die Sicherheit vermittelt, dass keine Lieferungen bei der Rechnungsstellung vergessen werden können. Rechnungen entstehen aber auch automatisch, wenn Serviceverträge oder Miet-/Leihverträge abgerechnet werden.
Für die Bearbeitung einer im Geschäftsablauf entstandenen Rechnung wird der folgende Dialog angezeigt:
Rechnungen werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ erfasst die Kopfdaten der Rechnung wie Rechnungsempfängerangaben. Wenn im Auftrag auf der Karteikarte „Versand/ Rechnung“ eine abweichende Adresse des Rechnungsempfängers angegeben wurde, wird hier diese Adresse anstelle der Adresse des Auftraggebers verwendet. Die Karteikarte „Rechnungspositionen“ enthält die Positionen der Rechnung in Listenform.
Da die Rechnungsdaten durch Übernahme aus einem Auftrag oder einem Lieferschein automatisch belegt werden, müssen die Rechnungskopf- und -positionsdaten nur überprüft und allenfalls angepasst werden.
Sind alle Kopfdaten auf der Karteikarte „Adresse“ als korrekt verifiziert, kann auf die Karteikarte „Rechnungspositionen“ gewechselt werden.
Folgendes Bild erscheint:
Bei den Rechnungspositionen kann es sich um Artikel-, Leistungs-, Text-, Text-mit-Wert-, Verpackungs-, Versandkosten- oder Rückstandspositionen handeln.
Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Eingangskapitel ->AnSyS.B4C dieses Handbuchkapitels bereits beschrieben.
Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am äußersten rechten Rand des Bildes kann eine Position neu angelegt werden. Alternativ kann durch Betätigen der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-5 eine neue Position angelegt werden.
Da eine Rechnungstellung von nicht beaufragten und gelieferten Artikeln oder Dienstleistungen im Rahmen einer normalen Rechnung nicht möglich sein soll, besteht keine Möglichkeit, Artikel- oder Dienstleistungspositionen manuell der Rechnung hinzuzufügen. Die Rechnung kann nur um Text-, Text-mit-Wert-, Verpackungs-, Versandkosten- oder Rückstandspositionen erweitert werden.
Je nach Art der Position können verschiedene Angaben gemacht werden. Artikel- und Leistungspositionen werden 1:1 mit den gelieferten Mengen aus dem Auftrag übernommen.
Wenn für den in einer Artikelposition ausgewählten Artikel eine Seriennummerneingabe erforderlich ist, erscheint neben dem Feld „Menge“ eine Schaltfläche mit der Beschriftung „S/N“. Über diese Schaltfläche wird das Textfeld mit den Seriennummern ein- und ausgeblendet und es werden die eingegebenen Seriennummern der gelieferten Artikel angezeigt.
Wenn es sich bei einem in einer Artikelposition ausgewählten Artikel um einen Teilesatz handelt, der nicht vorproduziert, sondern beim Packen aus Einzelartikeln zusammengestellt wurde, wird dies in der letzten Zeile der Artikelposition durch ein Dreieck und einen Text deutlich. Durch Klicken auf das Dreieck lässt sich dann die Liste der Einzelkomponenten ein- und ausblenden. In dem Beispiel in der oberen Abbildung sind die Einzelkomponenten der dritten Position eingeblendet.
Textpositionen bestehen im Wesentlichen aus der Texteingabe, wobei hier auch ein vordefinierter Textbaustein ausgewählt werden kann.
Text-mit-Wert-Positionen bestehen aus der Texteingabe und einem zugeordneten Betrag, der der Rechnungssumme hinzugefügt werden soll.
Verpackungspositionen werden verwendet, wenn im Zusammenhang mit der Rechnung die geometrischen Abmessungen der Versandverpackung und/oder das gewogene Gewicht erfasst werden sollen.
Versandkostenpositionen werden üblicherweise auch bereits aus dem Auftrag oder Lieferschein heraus automatisch erstellt. Darüber hinaus ist ein manuelles Hinzufügen von Versandkostenpositionen möglich. Sie ermöglichen die Eingabe von jeweils drei Versandkostenarten. Die Voreinstellungen der drei Kostenarten sind über den Konfigurationsschlüssel STDACC_OUTGOING_SHIP systemweit festgelegt. Im Fuß der Karteikarte „Rechnungspositionen“ werden die Positionsanzahl, Gewichte und Gesamtpreise summiert.
Haben Sie alle Daten der Rechnung eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu der Rechnung gespeichert, der Auftrag hinsichtlich der berechneten Mengen auf den neuesten Stand gebracht und im Auftrag eine Dokumentenverknüpfung zu dieser Rechnung erzeugt. Wollen Sie die Rechnung ausdrucken, dann klicken Sie die Schaltfläche [Drucken] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-P.
Bei der Rechnungstellung beginnt die Vorbereitung des Buchhaltungsexports bzw. die Unterstützung der manuellen Buchhaltung: Dafür ist es notwendig, dass die Rechnung auf Positionsebene vorkontiert wird, für jede Rechnungsposition also ein Buchhaltungskonto vorgegeben wird. Wenn die Konfigurationsschlüssel der Standardkonten für den Verkauf von Artikeln und Dienstleistungen korrekt vorbelegt sind, können Sie sich auf die Standardvorgaben verlassen.
In der folgenden Tabelle sind die Namen der betreffenden Konfigurationsschlüssel aufgelistet:
| Konfigurationsschlüssel | Bedeutung |
|---|---|
| STDACC_OUTGOING_PART | Standardkonto für den Artikelverkauf |
| STDACC_OUTGOING_SERV | Standardkonto für erbrachte Leistungen |
| STDACC_OUTGOING_POS | Standardkonto für Texte mit Wert |
| STDACC_OUTGOING_SHIP | Standardkonten für berechnete Versandkosten (3 Kontonummern, Semikolon als Trennzeichen) |
Beachten Sie, daß diese Konfigurationsschlüssel nur mit Kontonummern belegt werden, die im Kontenstamm korrekt angelegt sind.
Wenn jede Rechnungsposition sorgfältig vorkontiert ist, wird auf dem gedruckten Rechnungsduplikat für die eigene Buchhaltung eine brauchbare Kontierung der Gesamtrechnung ausgedruckt. Außerdem fallen keine Nacharbeiten am Buchhaltungsprogramm an, wenn die Buchhaltungsdaten von AnSyS.B4C exportiert und durch das Buchhaltungssystem importiert werden.
Eine Rechnung nimmt im Verlaufe der Arbeit mir AnSyS.B4C verschiedene Stati an: Zunächst ist eine Rechnung nur „vorbereitet“. Diesen Status hat eine Rechnung nur, solange sie noch nicht gedruckt wurde. In diesem Status ist es möglich, die Rechnung beliebig oft zu öffnen, zu bearbeiten und sogar zu löschen.
Nach dem erstmaligen Drucken geht die Rechnung in den Status „gedruckt“. In diesem Status darf die Rechnung nicht mehr geändert oder gar gelöscht werden. Nach dem Drucken geht AnSyS.B4C davon aus, dass die Rechnung natürlich auch versandt wurde und die Zahlungsfrist des Kunden beginnt zu laufen, bis die Rechnung entweder bezahlt oder storniert wurde oder bis die Zahlungsfrist abgelaufen ist und die Rechnung automatisch in das fünfstufige Mahnwesen (eine Erinnerung, vier Mahnungen) aufgenommen wird. Sie darf jedoch storniert werden, indem der Status der Rechnung manuell auf „storniert“ geändert wird. Sollte die Rechnung bereits in den Mahnzyklus gelaufen sein, bevor sie storniert wurde, wird sie beim nächsten Aktualisieren der Mahnungen wieder aus dem Mahnwesen entfernt.
Außerdem darf sie im Status „gedruckt“ gutgeschrieben werden. Dies geschieht, indem Sie aus der Rechnung eine Gutschrift erzeugen und diese speichern und drucken. Der Rechnungsbetrag könnte dann mit dem Gutschriftsbetrag verrechnet werden, indem Sie die Rechnung als bezahlt klassifizieren, ohne dass eine Geldbewegung stattgefunden hat. Die Gutschrift gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, bei Rücksendung der Waren durch Ihren Kunden diese wieder korrekt in den Lagerbestand zurückzurechnen (siehe dazu Abschnitt -> Gutschriften). Auch bei diesem Verfahren würde die Rechnung beim nächsten Aktualisieren der Mahnungen wieder aus dem Mahnwesen entfernt, wenn sie inzwischen eine Mahnstufe erreicht hätte.
Die Schaltfläche [Zahlung] im Fuß des Rechungsdialogs, mit der Sie den Zahlungseingang von Ihrem Kunden quittieren können, ist nur im Status „gedruckt“ angezeigt. Beim erstmaligen Anklicken dieser Schaltfläche erfolgt nach einer Rückfrage die Quittierung der Zahlung. Wird die Schaltfläche später erneut betätigt, kann damit die Zahlung wieder gelöscht werden.
Beim Datenexport für die Buchhaltung werden Rechnungen und Gutschriften auf der Verkaufs- wie auch auf der Einkaufsseite exportiert. Und erforderlichenfalls werden in diesem Zusammenhang auch Kontenstammsätze für Debitoren und Kreditoren erzeugt. Zahlungsvorgänge (und Löschungen von Zahlungsvorgängen) sind im Datenexport nicht enthalten, so dass die Auflösung der offenen Posten bei Zahlungsbewegungen derzeit direkt am eingesetzten Buchhaltungssystem erfolgen muß.