Archivierungsregeln

Bei den Ablageregeln geht es um die automatisierte Einlagerung von abgespeicherten oder eingescannten Dokumenten/Dateien, welche automatisiert in die Dokumentenablage abgespeichert werden.

In dem Menü 'AnSyS Einrichtung' finden Sie in der oberen Tool-bar das 'DMS-Setup', wo die 'Ablageregeln' untergeordnet sind.

In dem oberen Teil des Fensters sehen sie eine Tabelle mit den Namen der Regeln und den zugeordneten Ablageorten in der Dokumentenablage.
Im unteren Bereich werden die Details zu dem in der Tabelle markierten Eintrag angezeigt. Hier können Sie den Namen festlegen sowie den Ablageort in in der Dokumentenablage bestimmen.
Darunter werden die Prüfkriterien für die Regel aufgelistet.

Wenn ein Dokument automatisch in die Dokumentenablage abgelegt werden soll, werden die Regeln der Reihenfolge nach abgearbeitet und zwar so lange, bis die erste Regel gefunden wird, die für alle definierten Prüfungen ein positives Ergebnis liefert.

Um eine Archivierungsregel zu erstellen, gehen Sie auf die rechte Schaltfläche 'neuen Eintrag einfügen' oder 'neuen Eintrag anfügen'.

Falls Sie eine Schaltfläche nicht kennen, können Sie bei den Grundlagen → Eingabedialoge alles nachlesen. Hierzu der direkte Link.

Weitere Informationen über Ihre Schaltflächen finden Sie außerdem unter den Grundlagen -> Eingabedialoge -> Vorgangsdialoge. Hierzu der direkte Link.

Wenn Sie nun einen neuen Eintrag erstellen wollen, öffnet sich ein kleines Fenster wo, Sie
nun in das Feld 'Name' ihren Eintrag frei benennen und im Feld 'Ablage' den Speicherort in der Dokumentenablage aussuchen können.

Je höher der Eintrag ist, desto höher ist die Priorität, damit ist gemeint; die obersten Einträge werden zuerst angewendet und dementsprechend arbeitet das Programm sich von oben nach unten durch, bis es die passende Zuordnung in der Dokumentenablage hat.
Falls sie einen Eintrag verschieben wollen, können sie die darunter stehenden Schaltflächen nutzen.

Danach können Sie die Prüfkriterien erfassen. Nutzen Sie dazu die rechts aufgelisteten Schalt­flächen.
Jedes Prüfkriterium ist eine Regel, die eine Bedingung prüft. Sie können z.B. prüfen, ob ihre Datei mit einer bestimmten Dateiendung endet oder ob ein bestimmtes Schlagwort für das Dokument vergeben wurde. Jede Prüfung eines Kriteriums liefert als Ergebnis einen Wahrheitswert: WAHR wenn die Bedingung zutrifft oder FALSCH wenn die Bedingung nicht zutrifft.
Sie können die Prüfkriterien zu Blöcken zusammenfassen. Auch die Prüfung eines Blockes liefert als Ergebnis einen Wahrheitswert: WAHR wenn mindestens eine der Bedingungen des Blockes zutrifft oder FALSCH wenn keiner der Bedingungen zutrifft.
Am Ende wird ausgewertet, ob alle Blöcke den Wert WAHR liefern. Dann wurde für die Ablageregel ein positives Ergebnis ermittelt.
Liefert auch nur ein Block den Wert FALSCH, wird die gesamte Ablegeregel verworfen.
Ein Block beginnt mit dem Prüfkriterium, bei welchem das Feld „Blockbeginn“ markiert ist. Alle nachfolgenden Kriterien bei denen das Feld „Blockbeginn“ nicht markiert ist, gehören zu dem Block. Der erste Block der Ablageregel ist impliziert definiert. Das bedeutet, dass das Feld „Blockbeginn“ für das erste Prüfkriterium immer als markiert angesehen wird.
Die im Bild zu sehende Ablageregel „Artikelbilder“ besteht also aus drei Blöcken:
Block 1: Zeile 1 (Dateiendung)
Block 2: Zeile 2 (Objekttyp) und Zeile 3 (Verknüpftes Objekt)
Block 3: Zeilen 4, 5 und 6 (Mitarbeiter)

Für Prüfkriterien stehen folgende Typen zur Verfügung:

Wählen Sie einen Typen aus und geben die entsprechenden Daten in das linke Feld ein.

Wenn Sie alle Blöcke mit ihren Prüfkriterien erfasst haben, können Sie prüfen ob Ihre Regeln wirklich so funktionieren wie Sie sich das vorstellen.

Dazu klicken sie auf die Schaltfläche 'Prüfen'.

Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem alle Prüfkriterien aufgelistet sind. Hier geben Sie nun wie im oberen Bild zu sehen ist, beliebig ihre Kriterien an, welche dann von dem Programm nacheinander abgearbeitet wird.

Wenn Sie auf 'Ok' geklickt haben öffnet sich anschließend die Information über die gerade durchgegangene Prüfung der Kriterien (das über dem Text stehende Bild). Nun können Sie den Durchgang der Regel einsehen und den Vorgang nachlesen.
Wie Sie nun sehen können, wird nur so lange geprüft bis ein Kriterium eines Blockes als WAHR gilt. Wie im oberen Text erklärt wurde.
Da nun alle angegebenen Prüfkriterien als Wahrheitswert WAHR gelten, werden Sie in den angegebenen Ablageort 'Bilder' gespeichert.

Hier sehen Sie nun einen weiteren Ablauf:

Sie können in diesem Bild erkennen, dass die Ablageregelprüfung nun andere Prüfkriterien als das vorherige Bild hat. Das hat Auswirkungen auf die Wahrheitswerte der davor geprüften Regel.

Nun können Sie den Durchgang aller geprüften Regel einsehen und den Vorgang nachlesen.
Wie Sie nun sehen können, wird nur so lange geprüft bis ein kompletter Block als FALSCH gilt. Da mindestens ein Prüfkriterium WAHR sein muss.
Sie können auf dem Bild sehen, wie das Programm den ersten Block 'Dateiendung' aus der Regel 'Artikelbilder' (oberstes Bild) durchgeht und überprüft. Daher, dass nun keines dieser Dateiendungen auf das Prüfkriterium zutrifft, wird somit die gesamte Regel 'Artikelbilder' als Wahrheitswert FALSCH angesehen, da mindestens eine der Bedingungen des Blockes zutreffen muss.

Da die vorherige Regel, als Wahrheitswert FALSCH galt, wird nun die nächste Regel 'Rechnungen' überprüft, welche Sie im oberen Bild sehen können.
Hier werden wieder zuerst die Dateiendungen, da diese das erste Kriterium ist, überprüft.
Da das Prüfkriterium der Dateiendung, keine 'odt' oder 'pdf' ist, gilt der Wahrheitswert auch hier als FALSCH.

Daraufhin folgt die nächste Regel: 'Scans-Aufträge'. Sie wird wieder mit dem ersten Kriterium 'Dateiendung' überprüft. Die erste Dateiendung 'tif' ist FALSCH, jedoch ist die zweite Dateiendung 'tiff' WAHR.
Da nur ein Kriterium eines Blockes WAHR sein muss, welches hier nun zutrifft, wird nun der nächste Block kontrolliert,welcher aus dem 'Objekttyp' und dem 'Verknüpften Objekt' besteht.
Da 'Auftrag' in dem Prüfkriterium 'Objekttyp' steht, sowie auch als 'Objekttyp' in den Regeln, ist der Wahrheitswert des Blockes WAHR und dadurch auch die gesamte Regel, da nur ein Kriterium eines gesamten Blockes WAHR sein muss.